Inbox Zero / Bandeja de Entrada Limpia! (En Inglés)
Posted by: JIM in General, Liderazgo, Opiniones, Personales, VideosUna vez un amigo vio mi bandeja de entrada de mails y me preguntó: ¿Cuantos mails recibís por día?
En esa época (hace año y medio aprox.) yo recibia unos 350 mails al día -sin contar SPAM-.
De los cuales:
- unos 100 requerian ser contestados,
- 100 leidos cuidadosamente;
- y 150 eran boletines y mails que si no los leia no pasaba nada.
Sin embargo… Mi bandeja de entrada ese día tenía solo 5 mails.
Desde ahí empecé a prestar mas atención al tema y vi bandejas de entrada con: 200 mails, 300 y desde el surgimiento de GMail… hasta 1.000… Si 1.000 Mails en la Bandeja de Entrada.
Yo desde siempre, casi como si fuera normal, me habia “autoeducado” en un sistemita muy simple.
Que estaba basado en los siguientes principios:
- Siempre dejar la pelota en la cancha del otro y archivar el mail - el otro es el que debe “deberme” info a mi, y no yo a el.
- Contestar tan rápido -desde que el mail llegó- y tan corto, como sea posible (pero asegurandome que contesté todas sus dudas asi no vuelve a escribir)
- Y ante cada mail una accion: O lo Contesto/Hago YA (si la respuesta es menos de dos lineas); lo Borro; lo Delego para que alguien lo haga; o lo Postergo (dejandolo en la Bandeja de entrada o archivandomelo y poniendome un recordatorio)
- Despues de un tiempo… me di cuenta que muchas veces cuando dejaba la pelota en la cancha del otro (a) y NUNCA VOLVIA!! Posiblemente proque mi mail este perdido entre los otros 1.000 que tiene en su bandeja de entrada!
Asique cuando NECESITO respuesta me agrego un Reminder y lo controlo un vez por semana!
La premisa es que: No puedo concentrarme en lo que tengo que hacer si se que tengo 1.000 mails por responder y que varios se me van a perder producto del desorden.
Si tengo todos los mails en la bandeja de entrada, normalemente me terminaba dedicando a lo Urgente (Importante o no) pero nunca a esas actividades mas a Largo Plazo y MUCHO MAS IMPORTANTES que los Incendios.
Capacitandome Gratis! en el Canal de Google, encontré un tipo que inventó un sistema muy parecido!!! Tanto, que quizas yo no haya pensado ninguna originalidad y simplemente esto sea una deducción lógica.
Les adjunto la conferencia! Espero que puedan leer este post entre los 1.000 mails que tengan!! Les hace falta!
Inbox Zero
Saludos, JIM
NOTA: Cada quien puede usar el sistema que mejor le funciona y le resulte mas productivo. Yo descubrí que este sistema lo es para mi y por eso quiero compartirlo! Mientras me contestes lo que necesito y puedas tener tu mente libre para actividades importantes… no importa cuantos mails tengas en tu bandeja de entrada!!!
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